فرهنگستان علوم اسلامی قم 28 خرداد 1396 ساعت 14:23 http://isaq.ir/vdcfitdcaw6d1.giw.html -------------------------------------------------- عنوان : روابط عمومی و دفتر معاونت -------------------------------------------------- متن : وظائف و مسئوليت ها محور اول: امور دفتر معاونت و هيئت مديره ۱. پيگيری مقدمات و انجام جلسات داخلی و بيرونی معاونت و هيئت مديره اعم از: تنظيم و هماهنگی زمان و مکان جلسات، ارسال متون و دستورات قبل جلسات، ضبط آرشيو صوت جلسات، پيگيري پذيرايی جلسات، پيگيری امور حمل و نقل مهمانان و...؛ ۲. ارائه روزانه نامه ها و درخواست های مکتوب داخلی و بيرونی و مرسولات واصله و گزارش مراجعات و برنامه های مهم دفتر به معاونت، جهت اخذ ارجاعات و پيگيری آن ها تا حصول نتايج معين شده و ارائه گزارش آن به معاونت؛ ۳. پيگيری تنظيم و ارسال نامه ها و مکاتبات بيرونی دفتر از سوی معاونت، هيئت مديره و يا ساير بخش ها و افراد تأييدشده توسط معاونت و پيگيری اخذ نتايج آن و ارائه گزارش آن به معاونت يا دبير هيئت مديره. (در زمينه نامه های ارسالی از سوی رياست دفتر درصورتی که مسائل نامه مربوطه به امور دفتر و در تعامل با ساير مديران دفتر باشد اين وظيفه متوجه دفتر معاونت است که بايد با همکاری دفتر رياست محقق گردد)؛ ۴. پيگيری اخذ گزارش فعاليت های اعضاء هيئت علمي (کميی) و مديران و مسئولان دفتر (کيفی) در زمان های مشخص شده و ارائه به معاونت (تعامل تعريف شده با مديريت سايت و ارتباطات رسانه اي در اخذ گزارش های کيفی از مديران دفتر)؛ ۵. پيگيري و ابلاغ دستورات شفاهی معاونت يا دبير هيئت مديره در کليه امور مربوط به مديريت سازمان و ارائه گزارش پيگيری به معاونت و دبير هيئت مديره. محور دوم: امور تايپ و دبيرخانه ۱. تايپ، طراحی، کپی، پرينت و پيگيری تکثير محدود انواع مکتوبات اداری مربوط به رياست، معاونت، هيئت مديره و کليه مديريت های علمی و ستادی دفتر اعم از نامه ها، گزارش های اداری و اجرائی، فرم ها و صورت جلسات اجرائی و مديريتی، طرح ها و...؛ ۲. ثبت، شماره گذاری و بايگانی کليه نامه های اداری درونی و بيرونی دفتر؛